Informacja Instytucji Pośredniczącej nt. kosztów kwalifikowanych z grantu. Stan na 07.08.2026 r.

Pełny opis naboru

Poniżej publikujemy treść pisma z Instytucji Pośredniczącej (IP), które otrzymaliśmy w dniu dzisiejszym (7.08.2026) dotyczące kosztów kwalifikowanych z grantu. Pismo przedstawia stanowisko Instytucji Zarządzającej (IP) w sprawie kosztów kwalifikowanych z grantu w konkursie grantowym realizowanym w w ramach Działania FERS.01.01. Prosimy o zapoznanie się z treścią. „Poniżej, przywołując jednoznaczną odpowiedź Instytucji Zarządzającej, patrząc też całościowo na zapisy regulaminu naboru i nasze dotychczasowe interpretacje, załączam naszą ostateczną odpowiedź jako Instytucji Pośredniczącej na temat kosztów kwalifikowalnych w grancie. Po konsultacji Państwa zapytania z Instytucją Zarządzającą przypominamy, że grant jest przyznawany na rozszerzenie projektu o komponent współpracy ponadnarodowej, realizowany we współpracy z co najmniej jednym podmiotem zagranicznym pochodzącym z państwa członkowskiego UE innego niż Polska. Współpraca ta oznacza, że grantobiorca będzie mógł przeznaczyć środki m.in. na sfinansowanie kosztów dotyczących nawiązania przez grantobiorcę współpracy z podmiotem zagranicznym, koszty wizyt studyjnych (transport, wyżywienie, zakwaterowanie, ubezpieczenie, etc.) oraz koszty związane z przygotowaniem/ dopracowaniem nowego rozwiązania i jego wdrożeniem, przy czym koszty grantu muszą spełniać wymogi Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027. Należy podkreślić, że w założeniach Regulaminu naboru to zadaniem Beneficjenta i jego partnerów jest zapewnienie pełnego wsparcia grantobiorców w każdym aspekcie współpracy z podmiotami zagranicznymi i ułatwianie im tej współpracy, począwszy od pomocy w znalezieniu odpowiednich podmiotów, które będą gotowe do merytorycznej współpracy opartej na wymianie informacji, wiedzy i doświadczeń i wzajemnym uczeniu się. Do rozdysponowania jest relatywnie niewielka liczba grantów, dlatego powinny zostać wybrane najlepsze i najbardziej dojrzałe koncepcje rozwiązań, a sama współpraca powinna być czysto merytoryczna, bez jakiegokolwiek przepływu środków w ramach nawiązanej współpracy. Świadczy o tym opis kryterium dostępu, który nie zakładał, że ze środków grantu będą mogły być finansowane koszty ponoszone przez podmioty zagraniczne, a jedynie przez grantobiorcę. Ponadto grantobiorca jest uczestnikiem projektu i nie może udzielać wsparcia innym podmiotom. Instytucja Zarządzająca FERS potwierdziła, że kosztami kwalifikowalnymi w grancie są jedynie koszty ponoszone przez polskie podmioty (grantobiorców) w Polsce lub za granicą, **bez możliwości refundowania/opłacania rachunków/faktur wystawianych przez podmioty zagraniczne**, np.: zapłacenie personelowi podmiotu zagranicznego za konsultacje/ekspertyzę, czy sfinansowanie jego innych kosztów osobowych, nie mogą zostać uznane za koszty kwalifikowalne w ramach grantu. Informowaliśmy Państwa o tym od samego początku, znalazło to również odzwierciedlenie w Państwa procedurach grantowych i strategii realizacji projektu grantowego. Ponadto, na podstawie aktualnie uzyskanych informacji w skali kraju nie zaobserwowaliśmy również, iż znalezienie podmiotów zagranicznych, gotowych do współpracy merytorycznej, bez ich finansowania, stanowi jakiś problem, mogący mieć wpływ na osiągnięcie zakładanej liczby umów grantowych. Przypominamy również, że Polska jest jedynym krajem UE, który z budżetu EFS należnego Polsce w ramach refundacji poniesionych kosztów, pokrywa koszty partnerów ponadnarodowych, zaś partnerstwo/współpraca ponadnarodowa to nie zakup usług, a obustronne korzyści czerpane zarówno przez partnerów polskich, jak też zagranicznych. Refundowanie kosztów partnerowi ponadnarodowemu grantodawcy to jedyna dopuszczalna forma finansowania współpracy ponadnarodowej w projektach grantowych. Wynika to z tego, że podmiot zagraniczny wybierany przez grantobiorcę (w odróżnieniu od partnera panadnarodowego, wybieranego przez grantodawcę) nie jest partnerem w rozumieniu ustawy wdrożeniowej.  Powtórzono to w Regulaminie naboru, w Wymaganiach związanych z realizacją projektu grantowego, wskazując, że w ramach realizowanego grantu, grantobiorca nie może refundować (a więc finansować) podmiotowi zagranicznemu żadnych kosztów poniesionych w związku z realizacją projektu (także kosztów osobowych). Jednocześnie trzeba pamiętać o tym, że w UE jest swoboda świadczenia usług, zatem nie ograniczamy zleceniobiorców tylko do podmiotów z Polski. Jeśli powstanie zapotrzebowanie na jakąś usługę w grancie, to nie można zawęzić kręgu wykonawców tylko do podmiotów z Polski, bo byłoby to w sprzeczności z prawem UE. Jednak dotyczy to sytuacji, w której Grantobiorca kupuje w ramach grantu usługi związane z jego realizacją – np. wynajmuje salę, finansuje catering, zleca opracowanie graficzne, itp. – działa wówczas zgodnie z obowiązującymi zasadami konkurencyjnymi i wybiera podmiot, który zaproponuje mu najlepszą ofertę i nie musi to być podmiot polski. Grantobiorca może ponadto kupić usługi zarówno w Polce, jak i w kraju, z którego pochodzi podmiot zagraniczny wybrany do realizacji grantu – np. może zakupić usługę zorganizowanego przejazdu dla grupy podczas wizyty studyjnej. Zlecanie usług w projektach grantowych należy jednak odróżnić od współpracy grantobiorcy z podmiotem zagranicznym, który został wybrany do realizacji grantu z uwagi na wartość dodaną dla projektu rozszerzanego o komponent ponadnarodowy. Podmiot zagraniczny tworzy z Grantodawcą partnerstwo ponadnarodowe na rzecz współpracy i wzajemnego uczenia się/przekazywania wiedzy i informacji. Nie może być w związku z tym traktowany jako zleceniobiorca usług, których świadczenie w ramach współpracy partnerskiej jest zakazane.”